Creëer ruimte voor innovatie binnen de overheid
Alleen een goed idee is vaak niet voldoende. Voor innovatie binnen de overheid en andere publieke organisaties is het creëren van een ondersteunende omgeving, minstens zo belangrijk als het idee zelf. Het bevorderen van de juiste omstandigheden vereist het creëren van ruimte voor verandering (Space for Change). Ik belicht 8 dimensies die deze ruimte vormgeven.
Veel innovaties falen of zijn moeilijk schaalbaar. Dit komt vaak niet voort uit een gebrek aan relevantie - zelfs geweldige ideeën hebben moeite - maar uit de context waarin innovatie wordt geprobeerd. Bijna iedereen zal het belang van innovatie bevestigen. Echter, ondanks deze steun hebben de meesten van ons de neiging om impliciet en expliciet allerlei randvoorwaarden aan een innovatie te verbinden. In de publieke sector wordt deze neiging versterkt, door de vele verschillende belangen. Dit resulteert vaak in een stapeling van wettelijke, politieke, institutionele en organisatorische verwachtingen en regels. Deze beperken de ruimte voor innovatie aanzienlijken en leiden tot vertragingen, holen creativiteit uit en maken implementatie vaak zo complex dat projecten mislukken. Innovatie draait dus ook om het creëren van de juiste context, waarin echt ruimte voor verandering is. Space for Change ontstaat wanneer belanghebbenden bereid zijn om gevestigde normen, waarden, regels en afspraken (eventueel tijdelijk) te versoepelen. Belanghebbenden zullen hun verwachtingen dus moeten bijstellen om zo een idee te laten gedijen en niet meteen neer te schieten, bij tegenslagen, welke inherent aan het innovatieproces zijn.
Innovatie en transformatie in een publieke context
De focus van het concept Space for Change ligt dus niet primair op de innovatie zelf, maar op het bredere systeem dat deze effectief moet ondersteunen en integreren. Dit concept verandert ook de rol van innovators. Het is voor hen cruciaal om proactief invloed uit te oefenen op de ruimte voor verandering en deze te vergroten. Ik identificeer acht dimensies van ruimte die innovators kunnen benutten, zijnde normatieve, cognitieve, wettelijke, strategische culturele, financiële, politieke en pragmatische ruimte.
Normatieve ruimte: Dit omvat de morele en ethische normen die binnen organisaties en bredere samenlevingen van kracht zijn. Deze normen bepalen de verwachtingen waaraan innovaties moeten voldoen om maatschappelijk aanvaardbaar te zijn. Innovators hebben de mogelijkheid om de framing van hun projecten zodanig aan te passen dat deze aansluiten op deze belangrijke normen. Ze kunnen echter ook de perceptie van de prioriteit van normen beïnvloeden bij belanghebbenden, of een specifieke definitie van een norm formuleren om beter aan te sluiten bij hun project. Dit stelt hen in staat extra normatieve ruimte te creëren voor hun ideeën.
Cognitieve ruimte: Dit betreft de mentale kaders en modellen die binnen organisaties en samenlevingen bestaan, welke vaak door innovaties worden uitgedaagd. Het uitbreiden van deze ruimte vereist de introductie van nieuwe, acceptabele denkwijzen die ofwel de status quo betwisten of de voordelen van de oude situatie behouden. Bijvoorbeeld, het idee om gemeentelijke diensten te digitaliseren en het fysieke gemeentehuis op te heffen kan aanvankelijk te radicaal lijken voor gemeenten. Echter, door echter sommige groepen de optie van persoonlijke ontmoetingen thuis aan te bieden, kan deze innovatie toch het diepgewortelde belang van persoonlijk contact respecteren en ondersteunen, waardoor het voor stakeholders acceptabeler wordt.
Wettelijke ruimte: dit wordt gedefinieerd door de juridische omgeving waarin innovaties worden ontwikkeld en geïmplementeerd. Hoewel juridische kaders vaak worden beschouwd als duidelijk gedefinieerd en strikt—zwart of wit—zijn ze in werkelijkheid vaak grijs en voor interpretatie vatbaar. Innovators kunnen deze wettelijke ruimte vergroten door bestaande flexibiliteiten in de wetgeving te benutten. Een voorbeeld van de invloed van verschillende wettelijke interpretaties is te zien in de adoptie van innovatieve cloudoplossingen in de publiek sector; waar sommige overheidsorganen terughoudend waren vanwege juridische restricties, adopteerden andere instellingen vroegtijdig cloudtechnologieën door een andere interpretatie van de wetten, wat hun innovatieve processen met jaren versnelde.
Strategische ruimte: Dit duidt op de strategische doelstellingen en plannen van een organisatie, die als kader dienen voor de bijdragen van innovaties. Innovators hebben de mogelijkheid om deze ruimte te benutten door hun innovatieve ambities direct te koppelen aan de strategische doelen van de organisatie. Daarnaast kunnen zij potentieel invloed uitoefenen op de ontwikkeling van de strategie zelf, waardoor de legitimiteit en het draagvlak voor hun innovatieve projecten worden verhoogd. Ondanks dat strategisch management niet algemeen gebruikelijk is binnen de publieke sector, biedt het toch een belangrijke kans voor leiders om specifieke ruimte voor innovatie te creëren en te benutten, hetgeen cruciaal is voor het voortdrijven van vernieuwing en verandering binnen hun organisaties.
Culturele ruimte: Dit betreft de gedeelde overtuigingen en waarden binnen een organisatie die mede bepalen welke innovaties worden nagestreefd, maar ook hoe deze worden benaderd. De publieke sector is over het algemeen meer risicomijdend vergeleken met de private sector, wat resulteert in langdurige, gedetailleerde besluitvormingsprocessen die innovatie belemmeren. Leiders kunnen meer ruimte voor verandering creëren door een cultuur te ontwikkelen die meer onzekerheid en risico accepteert, minder nadruk legt op waterdichte plannen, en heel belangrijk misrekening en fouten accepteert. Innovators zelf kunnen ook ruimte scheppen door hun innovaties af te stemmen op de kernwaarden van de organisatie of door ze te verbinden met de unieke identiteit van de organisatie.
Financiële ruimte: Dit verwijst naar het beschikbare budget voor innovatie. Dikwijls starten innovatieve projecten met een beperkte initiële financiering, waardoor er al snel een behoefte ontstaat aan aanvullende fondsen. Dit noodzaakt vaak tot het voeren van nieuwe onderhandelingen, die op hun beurt kunnen leiden tot additionele restricties en voorwaarden. Financiële ruimte kan worden georganiseerd door meer financiering voor een langere periode te veilig te stellen, maar ook door fondsen te werven uit meerdere bronnen en afhankelijkheden te spreiden. Dit laatste vergroot niet alleen de financiële speelruimte, maar draagt ook bij aan de legitimiteit van de innovatie, en vergroot daarmee vaak ook de politieke ruimte.
Politieke ruimte: Deze wordt beïnvloed door politieke actoren en het bredere politieke klimaat, die verandering kunnen ondersteunen of tegenwerken. Innovators kunnen effectief meer politieke ruimte creëren door steun van te vergaren en samen te werken met invloedrijke politici, door te laten zien hoe innovatieve projecten aansluiten op politieke agenda's, en door steun te zoeken bij maatschappelijke bewegingen. Deze maatschappelijke steun kan indirect leiden tot versterkte politieke steun, waardoor de politieke ruimte voor hun vernieuwende ideeën wordt vergroot.
Pragmatische ruimte: Dit ontstaat in situaties waarin zaken als dermate belangrijk of urgent worden gezien dat de normale regels en procedures kunnen worden opgeschort of versoepeld—een reflectie van het gezegde 'nood breekt wet'. Als innovator kun je deze ruimte creëren of benutten door cruciale risico's of een dringende noodzaak aan te tonen, evenals door het wijzen op unieke kansen die zich voordoen. Een illustratief voorbeeld hiervan is hoe tijdens de COVID-19 pandemie gezondheidsministeries over de hele wereld flexibeler omgingen met regelgeving en procedures omtrent de aankoop van essentieel beschermingsmateriaal, gezien de ongekende gezondheidscrisis.
Een innovator kan innovatie bevorderen door slim gebruik te maken van verschillende dimensies van Space for Change. De beschikbare ruimte verschilt per context en op een aantal dimensies zal in de praktijk nauwelijks ruimte zitten. Het goede nieuws is dat ruimte op enkele dimensies voldoende kan zijn om een idee vooruit te helpen, zelfs als er op andere gebieden beperkingen zijn. Het is belangrijk op te merken, dat het wel zo is dat geen ruimte op kritieke dimensies, zoals regelgeving of financiën, innovatie ook meteen show-stoppers kunnen zijn. Dergelijke barrières moeten met prioriteit worden aangepakt, aangezien ze vaak onoverkomelijk zijn zonder significante veranderingen.
Voor een innovator met een goed idee is het raadzaam om elke dimensie van ruimte zorgvuldig te evalueren door middel van dialoog. Het echt begrijpen van de zorgen van belanghebbenden is essentieel maar ook complex, aangezien veel van de beperkingen impliciet zijn. Door actief in gesprek te gaan, kan een innovator een duidelijk beeld krijgen van de mogelijke beperkingen voor innovaties en mogelijke mitigatiestrategieën. Deze proactieve interactie stelt de innovator in staat om te identificeren welke dimensies verruimd kunnen worden en om hierop een gericht actieplan te ontwikkelen. Dit proces zal waarschijnlijk ook vereisen dat bepaalde aspecten van het idee worden aangepast om binnen de beschikbare ruimte te passen.
Het concept Space for Change beschrijft de openheid van een omgeving voor innovatie ondanks uiteenlopende belemmeringen en verwachtingen. Deze ruimte kan beïnvloed worden door innovators met het vermogen om belanghebbende te overtuigen om soepeler om te gaan met gevestigde condities, zoals wet- en regelgeving, maatschappelijke normen, politieke klimaten en financiële realiteit. Dit omvat strategische acties om te onderhandelen over en transformeren van belemmeringen, waarmee benadrukt wordt dat succesvolle innovatie net zozeer gaat om het vormgeven van de context waarin innovaties worden ontwikkeld en geïmplementeerd, als om de innovaties zelf.
