Van jeugdzorg tot de opvang van asielzoekers: we bijten de tanden steeds weer stuk op stevige uitdagingen. Wat nodig is voor oplossingen die echt werken: ambtenaren die de ruimte krijgen (en nemen) om systemen en procedures uit te dagen en durven te innoveren.

Geen woorden maar daden. Dat Rotterdamse motto speelt een centrale rol bij het oplossen van maatschappelijke vraagstukken. Het is niet zo moeilijk om de oplossingen voor die dossiers te verpakken in mooie oneliners. Maar de uitvoering is veel weerbarstiger omdat dan pas blijkt hoe lastig het is om dit te doen binnen bestaande regels en systemen.

Een van de voorwaarden is dat een actie legitiem moet zijn. Dat kan botsen met een goede oplossing. De schadeafhandeling voor Groningers is een voorbeeld daarvan: een snellere afhandeling vraagt om innovatie van systemen – en is een maatschappelijk zeer legitieme vraag –, maar binnen de bestaande systemen wordt een dergelijke verandering als niet legitiem gezien. Bijvoorbeeld doordat de snelle afhandeling niet aansluit op bestaande schadeprotocollen of financiële kaders. Een dergelijke paradox is in uiteenlopende vormen te zien bij veel uitdagingen waar ook gemeenten voor staan. Er zijn meer dan genoeg ideeën om de burger beter van dienst te zijn, maar de praktijkkaders werken verlammend. En daarom komen veel oplossingen niet of halfbakken van de grond. Het goede nieuws is: dat kan anders.

Innovatie door slim manoeuvreren

Ambtenaren hebben namelijk meer ruimte om slim te manoeuvreren binnen die kaders dan vaak wordt verondersteld. Voorwaarden of kaders zijn meestal niet zwart-wit maar bestaan in grijstinten. Wie met het juiste perspectief het probleem benadert kan die grijze ruimte goed benutten. De praktijk laat bijvoorbeeld zien dat ambtenaren bij de interpretatie van regels aan de veilige kant gaan zitten en daarmee strengere voorwaarden hanteren dan door de wetgever bedoeld. Verder kun je als ambtenaar in dat grijze gebied ook gevestigde normen, waarden, regels en afspraken (eventueel tijdelijk) uitdagen, of workarounds bedenken die de regels geen geweld aandoen.

Een ondernemende ambtenaar moet niet de regels, maar de bedoelingen achter die regels wegen en daarmee de grijze ruimte optimaal benutten. Als de kaders een sta-in-de-weg zijn, is het zaak om deze niet te accepteren maar juist uit te dagen. En belangrijk: de motieven daarbij ook glashelder uit te leggen.

Dat vraagt wat van ambtenaren maar ook van andere stakeholders. Een creatieve oplossing of versoepeling moet tijd krijgen om zich te bewijzen. Stakeholders als toezichthouders, politici en managers moeten niet direct de legitimiteitskaart trekken en daarmee de innovatie blokkeren of de handdoek in de ring gooien bij de eerste kritiek. De omgeving moet juist steun bieden.

Transformatie in het grijze gebied

Onderzoek toont aan dat een initiatief dat zich in het grijze gebied bevindt vaak na enige tijd geheel legitiem wordt. Sceptici zullen wellicht in eerste instantie de hakken in het zand zetten maar na verloop van tijd hun mening herzien als de effecten duidelijker worden.

Ons onderzoek laat zien dat deze ‘ondernemende’ ambtenaren vaak niet alleen de gevestigde kaders uitdagen maar daarmee ook bredere institutionele veranderingen (wetgeving, protocollen, voorwaarden) initiëren. Oftewel: iets wat in eerste instantie controversieel was, wordt na enige tijd legitiem. Andere (publieke) organisaties profiteren daarvan: zij krijgen ook meer ruimte voor innovatie.

Er staat een hele generatie ambtenaren klaar die deze ondernemende rol wil pakken. Ze kunnen zich onsterfelijk maken en systemen vlottrekken. Laten we hen aanmoedigen om die ruimte te nemen.

Lees ook mijn betoog in VNG Magazine.